Configura la programación en Backstage

La programación en Backstage permite que tus clientes reserven tiempo contigo directamente, en lugar de enviarlos a una herramienta externa. Crea un registro de reunión para tu cliente, configura tu disponibilidad y, si lo deseas, conecta tu calendario. Luego, tus clientes podrán agendar una reunión eligiendo entre tus horarios disponibles.

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Antes de comenzar

Antes de que los clientes puedan agendar reuniones, asegúrate de tener lo siguiente:

• Tu plan incluye Backstage
• Has configurado tu disponibilidad, ya sea a nivel de sitio o para un Backstage específico
• Has creado un registro de reunión para tu(s) cliente(s)
• (Opcional) Has conectado tu calendario (Google, Microsoft Outlook, Microsoft Office 365 o Apple) para que tu disponibilidad se mantenga sincronizada

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Configura tu disponibilidad

Tu disponibilidad vive en la configuración de programación a nivel de sitio y se aplica a todos los productos de tu sitio que usan programación. Configuras tus horarios una sola vez en lugar de hacerlo por separado para cada producto. Desde la página de configuración de Scheduling puedes:

• Establecer tu horario laboral, las ventanas en las que los clientes pueden reservar
• Conectar o gestionar tu integración de calendario
• Establecer la ventana de reserva, cuánto tiempo con anticipación pueden reservar los clientes (por defecto, 4 semanas)
• Establecer un aviso mínimo de reserva, el tiempo mínimo de anticipación antes de una reserva
• Establecer un tiempo de margen antes y después de las reuniones
• Elegir los incrementos de hora de inicio de sesión

Para actualizar la disponibilidad a nivel de sitio:

1. Desde el Dashboard, selecciona Settings.
2. En Site settings, selecciona Scheduling.
3. En Availability, haz clic en + Add availability para establecer uno o más bloques de tiempo en los que estás disponible cada día (por ejemplo, de 8:00 a. m. a 12:00 p. m., de 1:00 p. m. a 2:00 p. m., etc.) que no se superpongan:

4. Elige un Start time increment predeterminado entre 5 y 60 minutos. Cuando un cliente abre tu calendario de reservas, ve una lista de horas de inicio seleccionables: Esto controla el intervalo entre esas opciones. Por ejemplo:
   • 15 minutos → Los clientes pueden reservar a partir de las 9:00, 9:15, 9:30, 9:45…
   • 30 minutos → Los clientes ven 9:00, 9:30, 10:00…
   • 60 minutos → La disponibilidad solo es en punto: 9:00, 10:00, 11:00…
5. Elige el Open date range en días, semanas o meses. Esta es la ventana de tiempo que indica con cuánta anticipación puede reservar una sesión un cliente. Los clientes pueden reservar hasta con 6 meses de anticipación.
6. En Session limits, actualiza configuraciones más específicas sobre cómo los clientes pueden agendar sesiones en un día. Buffer time es el tiempo que agregas antes y/o después de las sesiones reservadas, y Minimum notice es el tiempo mínimo que requieres para aceptar una sesión reservada.
7. Para eliminar un bloque de tiempo, haz clic en el ícono de trash can.
8. Haz clic en Save para aplicar tus cambios.

Opcionalmente, conecta tu calendario o herramienta de programación desde la segunda mitad de esta página para verificar conflictos y agregar automáticamente las sesiones programadas a tu calendario personal:

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Personaliza la programación para Backstage

Tu disponibilidad a nivel de sitio se aplica en todas partes de forma predeterminada. Para usar horarios o límites diferentes en Backstage:

1. Desde el Dashboard, selecciona Backstage.
2. Haz clic en la pestaña Settings.
3. En Meetings, activa Custom availability.
4. Igual que con la configuración de disponibilidad a nivel de sitio, usa el botón + Add availability para establecer bloques de tiempo y modificar rangos de fechas, incrementos de tiempo y límites de sesión.
5. Haz clic en Save para aplicar tus cambios:

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Crea una reunión

Cuando creas una reunión en Backstage, tú mismo defines los detalles:

1. Desde el Dashboard, selecciona Backstage.
2. Haz clic en la pestaña Clients y haz clic en un Member Name.
3. Haz clic en la pestaña Meetings y haz clic en New meeting.
4. Ingresa un Title y selecciona la Scheduled at time y la Timezone.
5. Selecciona una Location, ya sea Kajabi Live Video o una personalizada.
6. Establece la Duration (en minutos). Las duraciones de sesión comienzan en 5 minutos y aumentan en incrementos de 5 minutos, con 30 minutos como predeterminado.
7. Haz clic en Save:

8. También puedes agendar una reunión con un cliente desde la pestaña Backstage Overview: solo haz clic en Schedule junto al nombre del cliente.

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Reprograma o cancela una reunión

Puedes reprogramar o cancelar una reunión que ya esté agendada.

1. Para reprogramar, desde la pestaña Meetings del cliente, haz clic en el more actions (…) menu junto a un listado de reunión y selecciona Reschedule.
2. Elige una nueva fecha y hora. Si no ves los horarios que necesitas, haz clic en Update availability.
3. Haz clic en Confirm. Luego, haz clic en Ok. La reprogramación actualiza el evento en tu calendario conectado automáticamente:
4. Para cancelar una reunión, selecciona Cancel en el more actions (…) menu del cliente en su pestaña Meetings.
5. Haz clic en Cancel y luego en Ok.
6. El listado de la reunión ahora dirá Not scheduled. Haz clic en Schedule para agendar una nueva reunión con el cliente.

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Qué pueden hacer tus clientes

Una vez que has configurado la programación, los clientes gestionan sus propias reuniones desde Backstage. También pueden hacer clic en un ícono de calendario para conectar su propio calendario de terceros.

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Como cliente, reserva, reprograma o cancela una reunión

Desde el Backstage Home o la pestaña Meetings del cliente, pueden:

• Reservar un horario disponible para una reunión no agendada
  Hacer clic en Schedule. Los clientes ven tu disponibilidad en tiempo real y eligen entre tus horarios disponibles.
• Reprogramar una reunión a otro horario disponible
  Hacer clic en el more actions (…) menu en un listado de reunión y seleccionar Reschedule.
• Cancelar una reunión
  Hacer clic en el more actions (…) menu en un listado de reunión y seleccionar Cancel.

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Encuentra reuniones por estado

La lista de Meetings del cliente tiene pestañas de filtro: All (por defecto), Upcoming, Unscheduled y Past.

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Agrega una reunión a un calendario

Los clientes pueden agregar una reunión de Backstage a un calendario externo haciendo clic en el ícono de calendario en la parte superior de la página de Details de la reunión. Los calendarios compatibles son Apple Calendar, Google Calendar, Office 365, Outlook, Outlook.com y Yahoo Calendar.

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Recordatorios de reuniones

Backstage puede enviar correos de recordatorio antes de una reunión, tanto a ti como a tu cliente. Para configurar recordatorios:

1. Desde el Dashboard, haz clic en Backstage.
2. Haz clic en la pestaña Settings.
3. En la sección Meetings, activa Enable reminders.
4. De forma predeterminada, Backstage envía un solo recordatorio 15 minutos antes de la reunión. Puedes ajustar el programa de recordatorios según tus necesidades. Agrega varios recordatorios haciendo clic en + Add reminder, y haz clic en el ícono de trash can para eliminar uno.

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Preguntas frecuentes

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¿Mis clientes necesitan su propia herramienta de calendario para agendar una reunión?

No. Los clientes reservan directamente en Backstage usando tus horarios disponibles. No necesitan Calendly, Acuity ni ninguna herramienta externa.

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¿Puedo seguir agendando reuniones para mis clientes yo mismo?

Sí. Puedes crear y agendar reuniones tú mismo, o crear una reunión sin hora definida y dejar que el cliente la reserve.

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¿La programación en Backstage requiere Kajabi Coaching?

No. La programación de Backstage funciona por sí sola y no requiere un producto de Coaching.

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¿Qué calendarios puedo conectar?

Puedes conectar calendarios de Google, Microsoft Outlook, Microsoft Office 365 y Apple.

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¿Qué pasa cuando el acceso de un cliente a Backstage vence o se revoca?

Si el acceso de un cliente a Backstage vence o se revoca, conserva acceso de solo lectura a su contenido de Backstage. Puede ver su historial, pero ya no puede enviar mensajes.