Crear y administrar facturas con Kajabi Payments

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Descripción general

La facturación es una solución todo en uno que te permite crear, enviar y administrar facturas directamente dentro de Kajabi, donde ya creas y vendes. La facturación es ideal para:

• Ofrecer un descuento único en una oferta existente a un cliente
• Manejar pagos únicos, como saldar un plan de pago antes de tiempo o hacer un depósito
• Transacciones B2B, como ponencias u otros servicios
• Escenarios flexibles donde el precio personalizado y la facturación directa agilizan tu negocio

La facturación de Kajabi Payments cuesta lo mismo que usar Stripe, con una comisión adicional del 0.40% por factura.

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Crear una factura

Para crear una factura:

1. Desde tu Panel de Kajabi, ve a Sales → Invoices
2. Haz clic en + New Invoice
3. Select or create a customer
4. Add items:
   • Busca ofertas existentes o elige New offer para crear una sobre la marcha
   • Haz clic en New item para agregar ofertas adicionales como líneas de tu factura
   • Para cada línea, establece la Qty y el Price. Usa el ícono de papelera para eliminar un artículo.
5. Choose the due date y agrega una note opcional
6. Revisa el Summary:
   • El Subtotal refleja todos los artículos y cantidades
   • Si algún artículo es imponible, el resumen reflejará el tratamiento fiscal que hayas seleccionado

Una vez que tu factura esté lista, puedes guardarla como borrador o hacer clic en Send Now y enviarla directamente a tu cliente por correo electrónico de inmediato.

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Estados de las facturas

Una vez creadas, las facturas pasan por una serie de estados a medida que se crean y procesan. El ciclo de vida básico de una factura incluye:

1. Draft: Una factura recién creada comienza con este estado
2. Open: Una vez que finalizas y envías la factura a tu cliente, el estado cambia a Abierta. En este punto, la mayoría de los detalles de la factura ya no se pueden editar.
3. Paid: Después de que tu cliente pague la factura, su estado se actualizará automáticamente a Pagada, o si cobras el pago de la factura fuera de Kajabi, puedes marcarla como pagada.
4. Void / Uncollectable (Opcional): Tienes la opción de cambiar manualmente el estado de una factura no pagada a Anulada o Incobrable si es necesario.

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Borrador

Cuando tu factura está en estado Borrador, aún no se ha enviado a tu cliente. Mientras esté en este estado, cualquier parte de la factura se puede editar. Cuando la factura esté lista, se puede finalizar y enviar; una factura en borrador no se puede pagar:

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Abierta

Una vez que se envía una factura, su estado cambia a Abierta. En este estado, la factura se ha finalizado y está a la espera del pago del cliente. Finalizar y enviar la factura genera una URL única para que tu cliente pague. Después de que se envía una factura, no se puede modificar. Sin embargo, puedes administrar una factura abierta usando las siguientes opciones:

• Resend invoice: Envía el mismo correo de factura nuevamente al destinatario
• Marcar como Incobrable, Anulada o Pagada
• Collect payment manually: Esto abre el formulario de pago donde puedes ingresar manualmente la información de pago de tu cliente

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Pagada

El estado de una factura cambia a Pagada una vez que el cliente completa el pago. Este estado es definitivo, lo que significa que no se puede modificar:

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Anulada

Anular una factura es similar a cancelarla o eliminarla, pero deja un rastro para referencia futura. Podrías anular una factura si se envió por error o si se necesitan actualizaciones. Solo las facturas en estado Abierta se pueden anular. Las facturas anuladas no se pueden reabrir ni editar. Para anular una factura:

1. Ve a la pestaña Sales en tu Panel de Kajabi
2. Selecciona Invoices
3. Selecciona la factura deseada, haz clic en el menú … y luego elige Mark as void

Una vez anulada:

• La factura no se puede editar y su estado no se puede cambiar
• La factura ya no se podrá pagar
• La URL única de la factura queda inaccesible
• No se envía ninguna notificación al cliente
• La factura se trata como de valor cero para efectos de reportes, pero permanece accesible en la página de Facturas con un estado claro de Anulada

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Incobrable

A veces un cliente no puede pagar. Si determinas que es poco probable que se pague una factura, puedes actualizar su estado a Incobrable. Esto ayuda a hacer un seguimiento de la deuda incobrable para efectos de reportes. Para marcar una factura como Incobrable:

1. Ve a la pestaña Sales en tu Panel de Kajabi
2. Selecciona Invoices
3. Selecciona la factura deseada, haz clic en el menú … y luego selecciona Mark uncollectible

Una vez marcada como incobrable:

• La factura no se puede editar y su estado no se puede cambiar
• La factura ya no se podrá pagar
• La URL única de la factura queda inaccesible
• No se envía ninguna notificación al cliente
• La factura se trata como de valor cero para efectos de reportes, pero permanece accesible en la página de Facturas con un estado claro de Incobrable

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Configuración de facturación

Puedes personalizar y configurar los valores predeterminados de las facturas desde la página de Invoice Settings para asegurarte de que tu pago se vea y funcione como quieres.

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Personalizar la configuración de facturas

1. Desde tu Panel de Kajabi, ve a Sales → Invoices → Settings
2. Personaliza el color y el texto del botón de pago
3. Campos de pago: elige los campos adicionales del cliente que quieres recopilar en el pago (Nombre, Dirección, Teléfono, ID fiscal o agrega un campo personalizado)

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Seleccionar proveedores de pago

Selecciona las opciones de pago que estarán disponibles en tus facturas.

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Agregar un acuerdo de servicio

Personaliza para exigir que tus clientes acepten la política de Términos y Condiciones de tu negocio.

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Impuesto sobre ventas

Si usas la herramienta de Impuesto sobre ventas de Kajabi Payments:

1. Marca Include tax in the offer’s price si quieres que el impuesto esté incluido en el precio de la oferta. Si lo dejas sin marcar, el impuesto se agregará al precio en el momento del pago para todas las ofertas gravables.
2. Esta configuración anula la configuración de impuesto de las ofertas individuales y se aplica a todas las facturas. Obtén más información sobre cómo cobrar impuestos con Kajabi Payments.

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Recordatorios por correo de factura

Con los recordatorios por correo de factura, puedes enviar automáticamente hasta tres correos de recordatorio a los clientes sobre facturas sin pagar. Estos recordatorios se pueden personalizar para enviarse en intervalos específicos antes, el día de, o después de la fecha de vencimiento de la factura. Si eliges no personalizar el tiempo, la configuración predeterminada de recordatorios por correo de factura es la siguiente:

1. 3 días antes de la fecha de vencimiento
2. El día de vencimiento
3. 7 días después de la fecha de vencimiento

Para configurar los recordatorios por correo de factura:

1. Desde tu Panel de Kajabi, ve a Sales → Invoices → Settings
2. En Configuración de facturas, activa Send a reminder email if a one-off invoice hasn’t been paid.
3. Usa el menú desplegable para elegir cuándo se debe enviar el correo de recordatorio
4. Haz clic en Add Reminder+ para agregar otro correo de recordatorio. El número máximo de correos es 3.
5. Recuerda guardar tus cambios

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Experiencia del cliente con la facturación

Cuando envías una factura a tu cliente, este recibirá un correo electrónico con los detalles de la factura, incluido un desglose claro del monto adeudado y la fecha de vencimiento. El correo se verá algo así: Dentro del correo, tu cliente verá un botón prominente de Pay this invoice. Cuando haga clic en este botón, será redirigido a una URL única y segura que lleva a la página de pago creada específicamente para su factura. En la página de pago, puede revisar los detalles de la factura, incluido el producto o servicio por el que se le está cobrando, y completar su pago usando las opciones de pago que hayas seleccionado ofrecer: Una vez que el pago se completa con éxito:

• Tu cliente recibirá una confirmación del pago
• Si la factura está vinculada a un producto en Kajabi, obtendrá acceso inmediato a ese producto o servicio a través de su cuenta de Kajabi
• Este proceso fluido garantiza una experiencia profesional y sin contratiempos para tu cliente, desde recibir la factura hasta completar el pago y acceder a su compra

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Preguntas frecuentes

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¿Qué es la función de facturación?

La función de facturación te permite crear, enviar y administrar facturas directamente desde Kajabi.

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¿Cómo creo una factura?

Puedes crear una factura yendo a la sección de facturación, haciendo clic en Create New Invoice y completando los detalles necesarios.

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Actualmente uso ofertas únicas en Kajabi para pagos de clientes. ¿Cuál es la ventaja de usar facturas, sobre todo si tienen comisiones más altas?

Puedes seguir usando ofertas únicas si lo prefieres, pero las facturas ofrecen beneficios adicionales. Simplifican la administración y el seguimiento de pagos, ayudan a llevar el control de facturas pendientes y fechas de vencimiento, y te permiten establecer precios personalizados rápidamente sin necesidad de ajustar o duplicar ofertas existentes. Esto puede ser especialmente útil a medida que tu negocio crece y las transacciones se vuelven más complejas.

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¿Hay un límite en la cantidad de facturas que puedo enviar?

No, no hay límite en la cantidad de facturas que puedes enviar.

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¿Puedo configurar facturas recurrentes?

No, actualmente solo puedes aceptar pagos únicos a través de facturas.

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¿Puedo incluir más de un producto en una factura?

Sí. Puedes agregar varias líneas (hasta 100 ofertas) a una sola factura y cobrar un solo pago.

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¿Cómo hago seguimiento del estado de mis facturas?

Puedes hacer seguimiento del estado de tus facturas desde tu página de Facturas, donde puedes ver si están enviadas o pagadas.

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¿Qué métodos de pago son compatibles?

Todos los métodos de pago compatibles con Kajabi Payments están disponibles en el pago de la factura. Para personalizar qué métodos de pago y proveedores aparecen en una factura, ve a Sales → Invoices → Settings.

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¿Puedo cobrar impuestos en mi factura?

Sí, si tu oferta está configurada para cobrar impuesto sobre ventas, la factura aplicará automáticamente la configuración de impuestos que hayas establecido para esa oferta. Desde Invoices → Settings, puedes elegir si el impuesto está incluido en el precio de la oferta o se agrega al precio en el momento del pago.

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¿Puedo integrar la función de facturación con mi software de contabilidad?

Sí, la función de facturación se integra con QuickBooks Online y Xero, manteniendo tus datos de transacciones actualizados.

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¿Hay una comisión por usar la función de facturación?

Sí, la facturación de Kajabi Payments cuesta lo mismo que usar Stripe, una comisión adicional del 0.40% por factura sobre las comisiones de procesamiento estándar.

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¿Puedo enviar facturas en varias monedas?

Sí, puedes enviar facturas en varias monedas para atender a clientes internacionales.

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¿Qué sucede si una factura no se paga a tiempo?

No sucede nada automáticamente si una factura no se paga a tiempo. Puedes optar por reenviar el correo de la factura o marcar una factura como anulada o incobrable.

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¿Puedo personalizar mis facturas?

Sí. Las facturas incorporan automáticamente el logotipo de tu sitio. Desde Invoices → Settings, puedes establecer el color y texto del botón de pago, los campos requeridos y personalizados, el acuerdo de servicio, los proveedores de pago y el tratamiento fiscal.